关于word编辑文档的一些建议

本文

主要介绍对word编辑文档的一些建议。

版本 说明
0.1 初版发布

背景

本篇文章参考自王老师。

写在前面

出于各方面原因,我们编辑文档时,主要还是使用微软的office工具word。word不敢说是最好的文档编辑工具,但是功能最强,使用最广的文档编辑工具,而我们在使用word编辑文档时,是否有好好利用了其强大的功能呢?这是一个值得思考的问题。

我们在编辑文档时,是在编辑什么?一篇文档包含两方面,一是内容,指文档的表述文字、图表、公式等,二是表现,指文档的表现形式,比如字体字号、页边距页面大小等。那么关于是否有好好利用word强大的功能的思考,答案就有了,如果你编辑文档时,是在编辑内容,而表现形式由word工具完成,那你就好好利用word强大的功能。而往往大多数人在使用word时,还在花费大量的时间在人工排版上。换句话说,word被当做了记事本来使用。

建议

一定要使用样式

word除了提供已有的标题和正文等样式,还可以自定义样式,也就是说,当你发现自己当前文字使用的格式会多次被使用,那就请定义一个样式吧。建议坚持使用样式,这样不仅可以减少出错和节省时间,而且方便样式替换,以及可以自动生成目录和索引。

一定使用交叉引用

一定使用交叉引用,不要手敲编号,否则会对你的文档修改维护带来无穷后患。使用交叉引用不仅可以自动更新编号,还可以自动生成图表目录。

一定不要敲空格来对齐

一般只有英文单词前后才会出现空格,中文文档不会出现空格,对齐应该采用制表符、对齐方式和段落缩进等,而绝不是空格。

绘图

建议使用visio,如果是统计图建议使用excel生成。(其他visio可替代工具亦可)

数学公式

建议使用MathType,可集成在word使用,会在word增加一个菜单项,一定要使用MathType的自动编号和引用功能,使用方法参考 MathType在Word中的使用

使用节

如果你希望在一篇文档中使用不同的页眉页脚等,可以插入分节符,并设置当前节与上一节格式不相同。

使用子文档

如果你的文档过于大(几十页),且包含大量图片、公式、表格等,所有内容保存到一个文件里,一是打开、保存文件较慢,二是有破坏和丢失内容的风险。建议对于大文件的编辑,可以将每一章定义为一个子文档,在主文档中定义格式,这样既提高了文件访问速度也降低了破坏和丢失内容的风险。建议在主文档中创建子文档。

及时保存

编辑文档时,一定要多按Ctrl+s,及时保存。

多做备份

对编辑的文档多做版本备份。不仅word不可靠,windows也不可靠,越是重要的、工作量大的文档,越要多做备份。

另存图片、表格和公式

文档中一张好图胜过千言,而一张好图所需的时间也不只于千言,所以对于文档中的图片、表格和公式,最好另存到其他文件夹,防止以后因为工具、格式或其他问题,导致文档中的图片、表格和格式无法正常显示,到时候哭都来不及。

使用大纲视图

使用大纲视图,可以方便调整章节顺序。

使用文档导航窗口

使用文档导航窗口可以方便的对文档定位。

使用文档保护

使用文档保护可以方便对文档审阅和修改。


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